Записки свадебного координатора

Советы / 15.04.2015

Чем именно занимается этот человек, в чем состоят его обязанности, какие задачи он способен решить и вообще нужен ли он на свадьбе? Чтобы помочь Вам получить ответы на эти вопросы, давайте рассмотрим конкретную настоящую свадьбу. Итак, начальные условия:
– жаркая летняя суббота;
– 46 человек гостей;
– ресторан-усадьба за городом;
– выездная церемонии у озера в 50 шагах от банкетного зала.
Каким этот день видела невеста? Легким, беззаботным и очень счастливым. Около 11 часов они с женихом отправлялись на место фотосессии. Они очень хотели, чтобы первая встреча жениха с невестой была романтичной, поэтому решили встретиться в парке в чудесном месте. Жених впервые видит невесту в белом платье – масса эмоций, которые, конечно, останутся на видео и фото, ведь все это происходит под прицелом камер.
162
В это время гостей забирают машины, которые доставят их непосредственно в усадьбу. Там они размещаются по комнатам и начинают активное приготовление – девушки прихорашиваются, кто-то (кто приехал издалека) сможет немного поспать, ведь вечер планируется долгий и очень веселый. Но банкет только в 17.00, чтобы гости не оголодали, пара договорилась с рестораном усадьбы организовать небольшой фуршет: напитки, закуски, фрукты, легкие салаты.
Гостям есть, чем заняться, пара на фотосессии, а в это время декораторы активно готовят зону выездной церемонии и банкетный зал. Свадьба в европейской стиле, поэтому нужно поменять мебель ресторана: заменить длинные прямоугольные столы на круглые, а непривлекательные старые стулья на шикарные «киавари». Дальше по плану установка небольшой сцены, сервировка столов, расставление цветочных композиций и свечей… А под тенью дерева у озера, совсем недалеко, должна работать вторая команда декораторов, которая устанавливает классические стойки-колоны с прекрасными глиняными белыми вазонами и множеством цветов. Опять же, стульчики для гостей, ведь церемония должна проходить с комфортом для всех.
161
И вот, гости ожидают в назначенное время у дерева виновников торжества, все взгляды направлены на прекрасную пару, регистратор говорит торжественные слова, родные пустят слезу умиления. Обмен кольцами – и вот они уже муж и жена! Время принимать поздравления и подарки! А после пора и отпраздновать это событие как следует.
Ведущий приглашает гостей в зал, который выглядит просто восхитительно, начинаются тосты, танцы и бесконечные пожелания всего самого лучшего. Веселье в разгаре, блюда восхитительно горячи и вкусны. Вот уже и объявляют артистов, чтобы гости не заскучали ни на мгновенье. Конкурсы, опять тосты, поздравления, трогательные семейные традиции.
Вечер пролетает быстро, но очень ярко. Под конец выносят прекрасный торт и заканчивается праздник залпами салютов! Тысячи фотографий и свадебный фильм будут уже через несколько недель в руках молодой семьи, чтобы раз за разом переживать этот волшебный день.
Звучит здорово, не правда ли? И здорово, что у невесты действительно получился такой день! Но только благодаря работе координаторов. Итак, теперь взгляд с другой стороны.
Хорошо, что координатор обзванивала всех подрядчиков накануне дня свадьбы, оказалось, что визажист записала не то время. Невеста могла на 1,5 часа дольше ждать специалиста и, конечно, нервничать все это время. Да, бывают вот такие недоразумения, но все удалось исправить еще в зародыше, а невесте вовсе незачем знать такие мелочи.
164
Утро прошло спокойно, невеста и жених уже готовы и со съемочной командой направляются на место съемки встречи. И тут звонок от кого-то из гостей (как правильно указывать контактный номер координатора на приглашениях, чтобы не названивали молодым в такой важный день). Они ожидают в назначенном месте, но обещанной машины нет. Звонок водителю – он в пробке, минут на 20 опаздывает. Звонок гостям – объяснение ситуации, гости в хорошем настроении и погода отличная, поэтому, конечно, подождут. Через 20 минут еще звонок водителю – невероятно, но машина сломалась! Доехать до нужного места он не может. Звонок в компанию, которая машины и предоставляла – долгие разборки, но итог один: они, конечно, извиняются, но замены нет. Звонок гостям, которые ожидают уже 40 минут – настроение уже, конечно, не такое радостное, жарко все же. Координатор вызвала такси, которое и довезет гостей до нужного места, сама их встретит и оплатит расходы. Хорошо, что пара подумала о непредвиденных расходах и оставила небольшую сумму координатору, как раз для такого случая.
Почти все гости на месте, можно подавать ланч, пора напомнить об этом ресторану. Пока гости обедают, можно встретить ведущего, провести его в гриммерку, а ди-джей пока установит звуковую технику. Проверка работы декораторов, все ли поставили на свои места. Оказывается, что стульев не хватает. Не довезли несколько штук. Декоратор предлагает поставить за дальние столики местные непривлекательные стульчики, но эта идея сразу же отметается координатором. Все гости на этом празднике – особые люди для пары, поэтому выбрать кому поставить «другой» стул в надежде, что пара не заметит подмены… Нет! Да, декоратор понесет лишние расходы за еще одну поездку туда-обратно, но пара здесь не при чем. И срочно, чтобы не опоздать к началу банкета!
Время идет, полчаса до начала церемонии, встречаем регистратора – и пора приглашать гостей на место церемонии. Но некоторые девушки еще совсем не готовы, поторапливаем их. Остальных проводим до места, чтобы не заблудились, территория усадьбы довольно большая. Отстаем на 15 минут по таймингу, ожидаем, пока все будут в сборе. Приехали молодые, но начинать без кого-то из гостей совсем не здорово, поэтому несколько минут координатор может отвлекать пару, чтобы сгладить ожидание. Итак, можно начинать. Для удобства, свои крупные подарки гости разместили на специальном столике.

165
И тут друг жениха вспоминает, что забыл специальную подушечку для колец. Слава Богу, кольца не забыл, но подавать их в обычной бумажной заводской коробочке просто неприлично. Выход есть всегда! Берем небольшую тарелочку, несколько цветочков из композиции рядом, слегка фиксируем кольца травинками. Но лежат они не безопасно. Принято решение: сначала они будут у координатора, а непосредственно перед обменом вернуться к другу жениха. Сначала выход подружек невесты и друзей жениха, но они даже не знают куда им в итоге стать. Быстрый, но подробный инструктаж. И с легким пинком ребята выходят в такт с музыкой. Вот жених… А вот и прекрасная невеста под руку со свои отцом…
Звучат красивые слова, кольца поданы во время и без происшествий. Торжественное объявление мужем и женой! Ура! Но пора работать дальше. Гости подходят к паре, одаривают их цветами, которых у невесты уже полная охапка. Срочно забираем цветочки и подаем бонбоньерки. И так несколько раз, ведь почти каждый гость пришел с букетом.
Ведущий заболтался с мамой жениха. Конечно, эмоций очень много, но пора перемещаться в зал. Слегка отвлекаем ведущего и напоминаем о дальнейшем плане действий. Гости продвигаются в зал, но, как и бывает на каждой свадьбе, начинается суматоха с рассадкой. Срочно помогаем, координатор сверяет со списком, подсказывает места.
Ведущий начинает вечер, полчаса легкого плавного старта. Время первого танца. Напоминает ди-джею о нужной музыке, спрашиваем у пары о готовности, даем разрешение ведущему объявлять танец.
Напоминаем ресторану о подаче первого горячего блюда. Чуть позже встречаем артистов, проводим в гриммерку, даем знаки ведущему об объявлении артистов. Вечер продолжается, становится все веселее и это здорово. Разгар танцев, поэтому можно ненадолго отпустить фотографа и видеографа перекусить. Через несколько минут тетя невесты неожиданно решает поздравить молодых своим заготовленным стихом! Ведущий, конечно, еще получит за то, что так легко раздает микрофон, но сейчас самое главное быстрее позвать фотографа и видеографа! Такое не заснять просто непростительно.
Звонок – это привезли торт. Нужно его встретить и проследить, чтобы его подержали несколько часов до подачи именно в холодильнике. Время трогательных церемоний, поэтому необходимо подготовить реквизит: свечи, подвязку, букет-дублер.
Координатор просит подавать торт. И тут официанты отказываются его выносить. Мол, есть такая традиция, что выносят торт крестные родители, поэтому они никогда торты не выносят. Понять можно, тортик 10 кг весит… Но пара не хотела обременять своих гостей, ни о каких крестных и речи быть не может. Пока не доходит до жалоб администратору ресторана, официанты свою работу выполнять категорически отказывались. Но в итоге, все решено и вынос состоялся.
Время салюта, ну, хоть здесь прошло гладко.
166

Официальная часть завершена, танцы в разгаре и не собираются завершаться, но и работа координатора на банкете окончена. Осталось подготовить уход гостей и молодых. Координатор упаковывает вещи и подарки, которые молодые заберут, заказывает демонтаж декора, тем гостям, которые уже собираются уходить, нужно заказать такси. Расчет с подрядчиками, конечно, под расписку и с отчетными документами.
Вывод:
Конечно, сейчас может показаться, что на Вашей свадьбе все будет идеально, но мелкие шероховатости возникают всегда. Представьте: вы настраиваетесь на самый романтичный момент первой встречи, а тут звонки одни за другим: где такси, машина в пробке, мы 40 минут ждем, а машина уже сломалась и вообще не приедет, замены нет, как добираться до загородного ресторана? Как минимум, это подпортит настроение и общее впечатление. И даже если вверить мелкие дела подружкам и мамам – разве они не заслужили отдохнуть без хлопот и порадоваться за вас? Профессиональный координатор всегда справиться лучше даже самых требовательных мам, а так же поможет сохранить очень много нервов.

Автор: Ирина Рубанова из свадебного агентства “Yes, I do”

 


Loading 287
Не забудь поделиться...Share on VKShare on FacebookShare on Google+Tweet about this on Twitter